Å styre prosjekt skal ikke være et "prosjekt"
Hvor er siste versjon av filen? Hvordan ligger vi an med oppgavene? Har noen klar rapporten for neste milepæl? Prosjektstyringen din behøver ikke være slik!
Er man prosjektleder kan det være tøft nok å holde styr på ett prosjekt. Det er tidsfrister på deloppgaver, man må sørge for å ha nok ressurser, personer og prosesser må følges opp og det er et stort antall filer, dokumenter og rapporter å holde styr på.
Dersom man da i tillegg er prosjektleder på flere prosjekt samtidig kan det å ha oversikt over alle prosjektene fort bli et prosjekt i seg selv. Spesielt vanskelig blir det når man må forholde seg til fysiske prosjektpermer og haugevis av papirer.
1: Opprett prosjektrom med styrt tilgang
En bra måte å løse alle slike utfordringer på er å sette opp egne prosjektrom for hvert prosjekt. Hver gang du skal starte et prosjekt kan du få generert skreddersydde prosjektrom etter maler du selv har definert for din virksomhet.
I disse prosjektrommene kan du invitere inn alle prosjektdeltakerne, både interne og eksterne. Du kan til og med styre hvilke tilganger hver enkelt deltaker skal ha, helt ned på personnivå. Alt samlet på ett sted gir enkel administrasjon av prosjektene!
2: Versjonskontroll - alltid siste versjon av fila
Sett opp versjonskontroll av filer. Du slipper dermed å sende filer til prosjektdeltakerne på epost. I stedet laster du dem opp i prosjektrommet. På den måten har alle én fil å forholde seg til. Etter å ha sendt ut en fil som vedlegg i en epost til 30 deltakere, og 15 av dem gjør endringer i den og sender den tilbake er det et svare strev med å sy dette sammen til én ny fil igjen. Å være sikker på at du har siste versjon av dokumentet gir ekstra trygghet!
3: Lag oppgaver med frister og oppfølging
I prosjektrommet setter du enkelt opp aktiviteter som har oppgavelister, med frister og oppfølging. Ved behov deles også oppgavene opp i deloppgaver. Du får varsel ved overskridelse av frister som du har satt opp. En samlet oversikt over alle dine oppgaver forenkler arbeidsprosessen din.
4: Ta styring på kostnadene
Sett opp budsjetterte timer for prosjektet. Sammen med modul for timeregistrering har du kontroll over kostnadene og kan følge med på om timebruken overskrider det som prosjektet er budsjettert med. Alle prosjektledere og andre ledere i verdikjeden får direktevarsling dersom tidsfrister eller timeressurser blir overskredet. Varsel når kritisk timeforbruk nærmer seg gjør at du kan aksjonere før det er for sent.
Velg skybasert prosjektstyringsverktøy
minLedelse - hjelper deg med prosjektstyringen!
Ved bruk av ledelsessystemet minLedelse får du kontroll på prosjektene dine! Her har du:
- Prosjektrom
- Oppgavene med frister
- Alltid gjeldende dokument i dokumentbiblioteket
- Kontroll på forbruk og avvik
- Prosjektstatus og kritiske aktiviteter vises på framsiden av løsningen og er ditt styringspanel
minLedelse er enkel å ta i bruk
Ledelsessystemet minLedelse har et oversiktlig styringspanel som raskt gir deg som leder den informasjonen du trenger for å ta de riktige beslutningene. Systemet er skybasert og basert på Office 365 og SharePoint.
Løsningen fungerer i alle nettlesere og kjører også på mobil og nettbrett. Du kan dermed ha full kontroll på prosjektgjennomføringen også når du er på farten.
Ta kontakt med Triangel for en uforpliktende prat
Lurer du på om løsningen fra Triangel kan hjelpe deg med prosjektstyring er du velkommen til å ta kontakt for en uforpliktende prat. Vi viser deg gjerne løsningen og kan gi deg gode råd og tips.
Ta kontakt med Geir Brigt Hoff
Geir er CEO og har betydelig ledererfaring og lang fartstid fra industrien. Du er velkommen til å ta kontakt med han på LinkedIN.
Jobber med:
- Ledelsessystemer
- ISO-sertifiseringer.
